2　主任は、各課等の職員のうちから課長等が命ずる。

3　主任は次に掲げる事務を処理しなければならない。

4　ファイリング担当者は、主任の前項第2号の事務を補佐するものとする。

2　前項に定めるもののほか、総務課庶務係(以下「庶務係」という。)に次の簿冊を備える。

2　文書整理番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに毎年1月1日に始まり、12月31日に終る。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に主務課長等が必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3　規約、条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓並びに署示の文書は、庶務係において毎年それぞれ順位番号をつけ、令達番号簿(第5号様式)に登載しなければならない。

2　各課等において直接受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書並びに当直勤務員が受領した文書は、すべて庶務係に回付する。

3　申請、届出等で、直接各課等で処理しなければならない文書は、前2項の規定にかかわらず直接各課等で収受する。

4　料金の未納又は不足の文書は、その料金を支払い収受することができる。

2　主任は交付された文書につき、これを文書処理簿により整理を要するものと、請求書・領収書・見積書・軽易な報告書・定期刊行物・送り状その他軽易な文書で、文書処理簿により整理を要しないもの(以下「軽易文書」という。)とに分類する。

3　前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の上部に収受日付印(第7号様式)を押印し、収受番号を付し、文書処理簿に収受年月日、件名、記号、番号名あて人、発信人その他必要な事項を記載し、担当者に文書を交付する。

4　軽易文書は、当該文書の上部に収受日付印を押印し、担当者にこれを交付してその処理を終わる。

5　秘密文書は開封せず、庶務係から所管の主任に直接配布するものとし、これを受領した主任は文書処理簿に収受年月日、名あて人、発信人を記入し、「秘」である旨表示し、当該名あて人にこれを交付し、その者の受領印を徴さなければならない。

6　金券は庶務係において収受し、金券接収簿に収受年月日、金券番号、金額及び発行人その他必要な事項を記載し金券を会計管理者に交付し、金券接収簿にその受領印を徴さなければならない。

7　書留郵便については、書留受領簿に名あて人、発信人、書留番号その他必要な事項を記載し、名あて人が尾三消防組合管理者(以下「管理者」という。)で親展でないもの及び名あて人が不明確なものは名あて人を確認し、明確なものとあわせて庶務係が直接名あて人に交付し、書留受領簿にその受領印を徴さなければならない。

8　訴願書、審査請求書その他到着の日時が、権利の得失に関係あるものは、収受日付印及び文書処理簿に到達日時を明記しなければならない。

9　親展文書については、文書処理簿に記載した後、主任から名あて人に交付する。

2　数課等に関係あると思われる文書は、最も関係の深い課等に配布する。

2　重要又は異例の文書については、その処理に先立って管理者等の指示を受けなければならない。

3　処理を要する文書のうち、他課等に関係のあるものは、処理に先立って関係課等に合議しなければならない。

2　起案は口語体及び当用漢字並びに現代かなづかいを用い文章は平明簡易、字画は明瞭にする。

3　電報案は特に簡明を旨とし、案文にふりがなをつけ、余白に総字数を記入しなければならない。

4　内容の不備等により、差出人に返付する文書は、その理由を付した文書に担当書が押印し、これを添付して文書処理簿に返付事項を記入し返付する。

2　機密を要するものは「秘」であることを表示し、機密の保持に留意しなければならない。

2　専門監、指揮監、副署長、室長及び消防署の主幹は、次のとおり表示する。

2　検討者は回付された起案書をすみやかに審査し、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じ若しくは自ら訂正した上決定者に回付する。

3　決定者は、回付された起案書について、必要と認めるものは主務課等に対して案の訂正又は再起案を命じ、その他のものについて決定する。

4　合議者、検討者、決定者は、それぞれ回付に際して、起案書の表示欄に押印しなければならない。

5　決定者は、決裁を終ったときはただちに起案書を主務課等に交付する。

2　決裁の終わった起案書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立って、原議を関係課等に回示しなければならない。再回を求められないものについて原議の趣旨が、合議した際の起案書の趣旨と異ったものであるときもまた同様とする。

3　再回を受けた文書はただちに処理し、要求者が閲了年月日を記入の上、主務課等に返付しなければならない。

4　他課等に合議した起案書が廃案となったときは、その旨を関係課等に通知しなければならない。

2　浄書は楷書体を用いる。

3　浄書が終わったときは、浄書者が原議の「浄書」の欄に押印しなければならない。

4　浄書は原則として、決裁の終わった日に行うものとする。

5　浄書のうち、タイプによるものについては主務課等の担当者においてその施行にかかる責任を負うものとする。

6　浄書した文書は厳密に校合し、校合者は原議の「校合」の欄に押印しなければならない。

7　文書の日付は特に指定されたものを除き、決裁の日によるものとする。ただし施行を要する文書にあっては施行の日とする。

2　電報は頼信紙に記入し、原議を添えて主任に送付する。

3　主任は、前2項の規定により文書の送付を受けたときは、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の適否、浄書及び校合印の有無、決裁年月日等を審査し、文書処理簿に未登載のものは、軽易文書を除き新たに記号及び番号を付し、文書処理簿に件名、記号、番号、名あて人、発信人、その他必要な事項を記載し、公印の押印を要するものは、原議を添えて公印管守者に提出して原議の「公印使用承認」欄に承認印を得るなど、尾三消防組合公印規程(昭和63年尾三消防組合規程第3号)の定めるところにより公印を押し文書を完成する。ただし、公印管守者がその性質その他の事由から公印の押印を不要と認めたものは、これを省略することができる。

2　前項により文書を受領した庶務係は、速達、書留等特別な取扱いを要するものと一般文書とに分けて、すみやかに発送するものとする。この場合において書留郵便には「書留郵便物受領証」を徴し、保存しなければならない。

2　文書は、次により課等において整理保管し、その処理を促進するように努めなければならない。

3　庶務係は、課等の文書の保管状況を調査し、その保管方法等について指導しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主務の課等(以下「主務課等」という。)に原本がある文書については、主務課等以外の課等においては適宜当該文書の保存期間を短縮することができる。

2　前項の規定にかかわらず、継続文書(年度を超えて常時使用する文書)の保存期間は、当該文書の継続を解除した日で廃棄するものを除き、継続を解除した日の属する年度の初日から起算する。

2　キャビネットに収納することが適当でない文書は、他の什器に保管することができる。この場合、キャビネットに所在確認カード(文書の保管場所を明記したカード)を収め、その所在を明らかにしなければならない。

3　主任は、キャビネットに収納された文書について、毎年度末に第1項本文に定める区分に従い、当該年度の文書についてファイル基準表を作成するとともに、文書の移換えを行わなければならない。

2　職員が保存文書の閲覧又は借用を受けようとするときは、主務課長等の承認を得なければならない。

3　書庫は開閉を厳にし、その鍵は主務課等において保管する。

4　書庫の中では、一切の火気を使用する行為をしてはならない。

2　前項の規定により廃棄する文書は、他に不正な利用をされない方法により処分するものとする。

2　保存期間を経過しない文書であっても、保存の必要がないと認められる文書は、課等と庶務係との文書による協議により廃棄することができるものとする。

3　前2項の規定により廃棄する文書は、他に不正な利用をされない方法により処分するものとする。

1　この規程は、昭和55年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、昭和61年4月1日から適用する。

この規程は、平成3年4月1日から施行する。

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

この規程は、平成6年12月1日から施行する。

この規程は、平成10年12月1日から施行する。

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年1月4日から施行する。

この規程は、平成23年1月25日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

2　この規程の施行の際、現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。